Politica de datos personales

1.                  GENERALES

• ACEC CLUB ECUATORIANA DE CONDUCCION CIA. LTDA.en adelante, “ACEC” o la “Compañía”, es una sociedad legalmente constituida conforme a las leyes de la República del Ecuador, que desarrolla actividades de formación vial, capacitación en conducción, evaluación de aptitud, gestión académica, programación de clases teóricas y prácticas, evaluación psicosensométrica y demás actividades relacionadas con su objeto social, conforme a la normativa aplicable.

• ACEC reconoce la importancia de la protección de los datos personales y asume este compromiso como parte esencial de su operación institucional, académica, administrativa y operativa. En cumplimiento de la Constitución de la República del Ecuador, la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP), su Reglamento y demás normativa aplicable, ACEC garantiza que cualquier tratamiento de datos personales se realizará respetando los principios de licitud, lealtad, transparencia, finalidad, pertinencia, minimización, proporcionalidad, confidencialidad y seguridad. Con este propósito, pone a disposición de aspirantes, alumnos, egresados, colaboradores, instructores, postulantes, proveedores y demás personas relacionadas la presente Política de Protección de Datos Personales.

• La presente Política establece el marco corporativo bajo el cual ACEC recopila, accede, consulta, registra, organiza, estructura, conserva, utiliza, comunica, transfiere, limita, elimina o realiza cualquier otra operación de tratamiento sobre datos personales, incluyendo datos identificativos, datos de contacto, datos académicos, datos evaluativos, datos laborales, datos económicos y financieros, datos de facturación, datos de ubicación o domicilio, información contractual, información operativa asociada a la prestación del servicio de capacitación, datos generados en plataformas educativas o administrativas y, cuando corresponda, datos sensibles vinculados con salud, tipo de sangre, discapacidad, evaluaciones psicosensométricas, visuales, auditivas o psicomotrices, así como información tratada en el ámbito laboral y de seguridad ocupacional.

• Esta Política podrá ser ajustada, actualizada o ampliada cuando resulte necesario para adecuarse a cambios legales, regulatorios, criterios de la autoridad competente en materia de protección de datos personales, requerimientos de autoridades de tránsito, modificaciones en los procesos académicos, administrativos u operativos, incorporación de nuevas plataformas, sistemas o tecnologías, o mejoras en los procesos internos de la organización. Cuando dichas modificaciones generen efectos relevantes para los titulares, ACEC comunicará oportunamente la información a través de los medios de contacto disponibles o de sus canales oficiales.

• La Política de Protección de Datos Personales permanecerá accesible para cualquier persona que desee consultarla, garantizando transparencia en el tratamiento de la información y permitiendo a los titulares conocer cómo se gestionan sus datos personales en el marco de los servicios de formación vial, capacitación en conducción, evaluación de aptitud, gestión académica, coordinación de clases, atención al alumno, facturación, cobranza, cumplimiento ante autoridades competentes y demás actividades vinculadas a la operación de ACEC.

• ACEC aplicará la presente Política bajo criterios de información previa, claridad y transparencia respecto del tratamiento de datos personales. Los titulares, al mantener una relación con la compañía o al aceptar los instrumentos, cláusulas, avisos o mecanismos que correspondan según cada caso, declaran haber sido informados de manera adecuada sobre el tratamiento de sus datos personales, de conformidad con la normativa vigente en materia de protección de datos personales.

2.                  DEFINICIONES

2.1.             Autorización: Manifestación de voluntad libre, previa, expresa, informada y revocable otorgada por el Titular, mediante la cual consiente el Tratamiento de sus Datos Personales.

2.2.             Aviso de Privacidad: Comunicación escrita, oral, verbal o electrónica generada por el Responsable o Encargado del Tratamiento, dirigida al Titular, mediante la cual se informa sobre la existencia de la Política de Protección de Datos, el acceso a la misma y las finalidades específicas para las que se tratarán sus Datos Personales.

2.3.             Base de Datos: Conjunto estructurado y organizado de Datos Personales, almacenados en cualquier soporte físico o digital, que es objeto de Tratamiento por parte de ACEC, incluyendo expedientes físicos, archivos digitales, registros académicos, bases de alumnos, archivos laborales, registros contables, plataformas educativas, sistemas administrativos, hojas de cálculo, respaldos, nubes, soportes extraíbles y demás repositorios utilizados por la Compañía.

2.4.             Aspirante o Interesado: Persona natural que solicita información, inicia contacto, remite documentación, consulta requisitos o manifiesta interés en acceder a los servicios de formación vial, capacitación en conducción, cursos de actualización, perfeccionamiento, evaluación o cualquier otro servicio académico ofrecido por ACEC.

2.5.             Alumno o Estudiante: Persona natural que se inscribe, matricula, participa o cursa programas de formación vial, capacitación en conducción, clases teóricas, clases prácticas, evaluaciones, cursos de actualización, perfeccionamiento o cualquier otro servicio académico prestado por ACEC.

2.6.             Egresado: Persona natural que ha culminado un curso o proceso formativo en ACEC, sea que conste como aprobado, no aprobado, graduado, pendiente de legalización, pendiente de obtención de licencia o sujeto a procesos de actualización de conocimientos, certificación o regularización ante la autoridad competente.

2.7.             Confidencialidad: Compromiso asumido por ACEC, su personal autorizado y, cuando corresponda, sus Encargados del Tratamiento, de garantizar que los Datos Personales estarán protegidos y no serán divulgados a terceros sin autorización, sin base de legitimación aplicable o sin fundamento legal suficiente, en cumplimiento de la LOPDP y demás normativa aplicable.

2.8.             Consentimiento Expreso: Manifestación voluntaria, libre, informada e inequívoca mediante la cual el Titular autoriza, a través de una acción afirmativa clara, el tratamiento de sus datos personales para finalidades específicas. Este consentimiento no se presume y debe ser comprobable, especialmente cuando se trate de datos sensibles.

2.9.             Dato Personal: Información que identifica o hace identificable a una persona natural, directa o indirectamente, en cualquier formato o medio de almacenamiento.

2.10.         Datos Sensibles: Categoría especial de Datos Personales que, por su naturaleza, afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación o afectación a sus derechos, tales como datos relativos a salud, discapacidad, datos biométricos, datos genéticos, condición migratoria, historial judicial, entre otros reconocidos por la LOPDP. En el contexto de ACEC, se consideran especialmente aquellos datos vinculados con tipo de sangre, discapacidad, certificados médicos, diagnósticos en el ámbito laboral, información de salud ocupacional, evaluaciones psicosensométricas, así como cualquier otro dato especialmente protegido tratado en procesos académicos, laborales u operativos.

2.11.         Delegado de Protección de Datos: Persona natural designada por ACEC como enlace de comunicación entre los Titulares, el Responsable o Encargado del Tratamiento y la Autoridad de Protección de Datos Personales, con el fin de asesorar, supervisar y apoyar el cumplimiento de la normativa aplicable en materia de protección de datos personales.

2.12.         Encargado de Tratamiento de Datos Personales: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en conjunto con otros realiza operaciones de Tratamiento de Datos Personales por cuenta y bajo instrucciones de ACEC, cuando este actúe como Responsable del Tratamiento.

2.13.         Finalidad del Tratamiento de Datos Personales: Razón o propósito legítimo por el cual ACEC recopila, utiliza, almacena o procesa Datos Personales, directa o indirectamente, en el marco de sus actividades de formación vial, capacitación en conducción, matriculación, gestión académica, evaluación psicotécnica y psicosensométrica, programación de clases, coordinación de instructores y vehículos, facturación, cobranza, gestión laboral, gestión de proveedores, administración interna, seguridad operativa, cumplimiento normativo y atención de requerimientos de autoridades competentes.

2.14.         Instructor: Persona natural que presta servicios de enseñanza, capacitación, acompañamiento o evaluación en clases teóricas o prácticas de conducción y que, en el ejercicio de sus funciones, puede acceder a datos personales de alumnos, cronogramas, rutas, registros académicos, evaluaciones, asistencia u otra información estrictamente necesaria para la prestación del servicio.

2.15.         Proveedor: Persona natural o jurídica que suministra bienes o presta servicios a ACEC y que, en el marco de dicha relación, puede acceder, entregar o tratar Datos Personales.

2.16.         Reclamo: Solicitud presentada por el Titular de los Datos Personales, o por las personas autorizadas por ley, para ejercer los derechos que le reconoce la normativa aplicable, incluyendo acceso, rectificación, actualización, oposición, supresión o revocatoria de la Autorización otorgada, cuando corresponda.

2.17.         Responsable del Tratamiento de Datos Personales: Persona natural o jurídica que, sola o en conjunto con otros, determina la finalidad y los medios del Tratamiento de Datos Personales.

2.18.         Tercero: Persona natural o jurídica, nacional o extranjera, distinta del Titular, Responsable, Encargado o Delegado de Protección de Datos, que puede tener acceso legítimo a Datos Personales en virtud de una relación contractual, legal, regulatoria, operativa o tecnológica.

2.19.         Titular: Persona natural cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de ACEC, ya sea en calidad de aspirante, interesado, alumno, estudiante, egresado, colaborador, instructor, postulante, proveedor, beneficiario, representante o cualquier otra relación legítima.

2.20.         Transferencia o Comunicación de Datos: Cualquier forma de divulgación, entrega, acceso, cesión, consulta, interconexión o transmisión de Datos Personales a personas distintas del Titular, Responsable o Encargado del Tratamiento. Los datos transferidos deberán ser pertinentes, exactos, completos y actualizados, y estarán sujetos a las medidas de protección exigidas por la normativa aplicable.

2.21.         Tratamiento: Toda operación o conjunto de operaciones efectuadas sobre Datos Personales, mediante procedimientos automatizados, parcialmente automatizados o manuales, tales como recolección, registro, organización, almacenamiento, conservación, modificación, consulta, uso, comunicación, transferencia, supresión eliminación o destrucción.

3.                  OBJETO DE LA POLÍTICA

La presente Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales (la “Política”) establece las directrices bajo las cuales ACEC gestiona los Datos Personales que recopila, registra, conserva, utiliza o administra, ya sea actuando como Responsable o como Encargado del Tratamiento, en el marco de la prestación de servicios de formación vial, capacitación en conducción, gestión académica, evaluación psicosensométrica, matriculación, programación de clases teóricas y prácticas, asignación de instructores y vehículos, atención a aspirantes y alumnos, facturación, cobranza, gestión laboral, gestión administrativa, soporte tecnológico, seguridad operativa y cumplimiento de obligaciones legales o regulatorias ante autoridades competentes. Su alcance comprende toda información personal contenida en bases de datos, contratos, actas de compromiso, expedientes físicos o digitales de alumnos y colaboradores, registros académicos, documentos de admisión, archivos laborales, roles de pago, comprobantes de transferencia, registros contables, sistemas informáticos, sistemas internos, plataformas educativas, equipos psicosensométricos, registros de GPS, grabaciones de clases, cronogramas de clases, reportes de aprobación o no aprobación, expedientes remitidos a autoridades de tránsito y demás soportes físicos o digitales utilizados por la organización. El Tratamiento se realizará únicamente cuando exista una base de legitimación válida conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP), incluyendo el consentimiento libre, previo, específico, informado e inequívoco del Titular cuando corresponda, la ejecución de medidas precontractuales, la ejecución de relaciones contractuales, el cumplimiento de obligaciones legales o regulatorias y los demás supuestos habilitados por la normativa vigente, asegurando en todo momento la licitud del tratamiento y la debida protección de los datos personales tratados por ACEC.

4.                  ÁMBITO DE APLICACIÓN

• La presente Política aplica a todo tratamiento de datos personales efectuado por ACEC, ya sea en calidad de Responsable o de Encargado del Tratamiento.

• Se aplica a los tratamientos realizados respecto de aspirantes, interesados, alumnos, estudiantes, egresados, participantes de cursos de actualización o perfeccionamiento, instructores, colaboradores, excolaboradores, candidatos, familiares o beneficiarios de colaboradores, proveedores, contratistas, capacitadores externos, visitantes, usuarios de canales digitales y cualquier otro titular cuyos datos sean tratados en el marco de los servicios de formación vial, capacitación en conducción, gestión académica, evaluación de aptitud, operación de clases prácticas, administración laboral, facturación, cobranza, gestión contable, soporte tecnológico, seguridad operativa y demás actividades de ACEC.

• Su aplicación alcanza a tratamientos realizados en soportes físicos, digitales, documentales, contractuales, académicos, comerciales, laborales, contables, operativos, tecnológicos, audiovisuales o cualquier otro medio utilizado por ACEC o por sus Encargados autorizados.

5.                  PRINCIPIOS SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS

• El Tratamiento de Datos Personales en ACEC se desarrolla bajo un marco de actuación que garantiza el respeto pleno a la normativa vigente y a los derechos de los Titulares, en atención a la naturaleza de sus operaciones académicas, comerciales, administrativas, laborales, contables, tecnológicas y operativas. Toda gestión de datos se realiza conforme a la ley y únicamente para fines legítimos, específicos, explícitos y previamente determinados, vinculados a la captación y atención de aspirantes, inscripción y matriculación de alumnos, prestación de servicios de formación vial, realización de evaluaciones psicosensométricas, programación de clases, asignación de instructores y vehículos, registro de asistencia y notas, emisión de reportes académicos, remisión de información a autoridades competentes, facturación, cobranza, gestión laboral, gestión de proveedores, administración interna, seguridad operativa, seguridad de la información y demás actividades propias de la organización. En este sentido, ACEC tratará únicamente la información personal que resulte pertinente, adecuada y necesaria para el cumplimiento de dichas finalidades, evitando recopilar o utilizar datos ajenos, excesivos o no relacionados con ellas.

• La organización actúa con lealtad y transparencia, proporcionando a los Titulares información suficiente, clara y accesible sobre la forma en que obtiene, registra, utiliza, conserva, consulta, comunica y, de ser el caso, transfiere sus Datos Personales, especialmente en el contexto de la captación de prospectos, contratación de estudiantes, recepción de documentos para inscripción, evaluaciones de aptitud, gestión de canales de atención, facturación, cobranza y remisión de información a autoridades de tránsito. Para ACEC, la exactitud y calidad de los datos es esencial, por lo que adopta medidas razonables para procurar que la información se mantenga actualizada, íntegra, pertinente y adecuada durante todo el tiempo en que resulte necesaria para el cumplimiento de la finalidad que motivó su tratamiento.

• El Tratamiento se ejecuta de forma proporcional, adecuada y no excesiva, bajo condiciones de confidencialidad y seguridad acordes con la naturaleza de la información tratada. ACEC asegura que los datos sean conservados únicamente durante el tiempo necesario para el cumplimiento de las finalidades que justifican su tratamiento y, cuando corresponda, durante los plazos exigidos por la normativa legal, contractual, tributaria, laboral o regulatoria aplicable. Asimismo, aplica medidas técnicas, organizativas, administrativas y de control de acceso orientadas a proteger la información frente a accesos no autorizados, pérdida, alteración, divulgación indebida o cualquier forma de tratamiento no permitido.

• ACEC asume un compromiso de responsabilidad proactiva en materia de protección de datos personales, orientado a identificar riesgos, prevenir incumplimientos, fortalecer controles internos y corregir oportunamente incidentes o brechas que puedan afectar la información bajo su custodia. En consecuencia, mantendrá mecanismos que le permitan demostrar, cuando ello sea requerido, el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la normativa de protección de datos personales y en las demás disposiciones aplicables a su operación.

 

• Legalidad del Tratamiento.
  • Toda actividad de Tratamiento de Datos Personales realizada por ACEC se sustentará en bases de legitimación válidas y reconocidas por la normativa ecuatoriana, en particular las previstas en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales. Cuando el tratamiento dependa del consentimiento del Titular, ACEC recabará la autorización correspondiente de manera libre, específica, informada e inequívoca, asegurando que la persona conozca de forma clara el propósito, alcance y condiciones del tratamiento.
  • ACEC podrá tratar datos cuando ello sea necesario para la ejecución de medidas precontractuales solicitadas por el Titular, para la celebración y ejecución de contratos o relaciones académicas de formación vial y capacitación en conducción, para la atención de requerimientos administrativos, académicos, operativos y tecnológicos del servicio, así como para el cumplimiento de obligaciones legales, regulatorias, laborales, tributarias, de seguridad social, contables, societarias y aquellas exigidas por autoridades de tránsito u otras autoridades competentes. En determinados casos, el tratamiento podrá fundarse además en interés legítimo debidamente ponderado u otras bases de legitimación previstas por la normativa, siempre que resulten aplicables y se respeten los derechos del Titular.
  • Cuando la normativa aplicable o la naturaleza de la operación así lo exijan, ACEC podrá tratar Datos Personales, incluidos aquellos de categoría sensible que se gestionen en contextos específicos como tipo de sangre, discapacidad, evaluaciones psicosensométricas, certificados médicos, salud ocupacional, subsidios laborales o cumplimiento de obligaciones legales, siempre que dicho tratamiento cuente con fundamento jurídico suficiente y se ejecute bajo medidas reforzadas de protección, confidencialidad, minimización y control, respetando en todo momento los principios que rigen la protección de datos personales.

6.                  RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

6.1.             ACEC CLUB ECUATORIANA DE CONDUCCION CIA. LTDA. actúa como Responsable del Tratamiento respecto de los Datos Personales que procesa en el marco de la prestación de servicios de formación vial y capacitación en conducción, incluyendo actividades de prospección y atención de interesados, inscripción, matriculación, evaluación psicosensométrica, programación de clases teóricas y prácticas, asignación de instructores y vehículos, gestión académica, emisión de reportes, remisión de información a autoridades competentes, facturación, cobranza y demás gestiones asociadas al servicio, así como para sus procesos corporativos, administrativos, laborales, comerciales, contables, tecnológicos, operativos y de cumplimiento.

à         Datos del responsable del tratamiento:

Razón social: ACEC CLUB ECUATORIANA DE CONDUCCION CIA. LTDA.

RUC: 1792425905001

Dirección matriz: Pichincha, Quito, Av. Isabel Tobar Oe142 y Av. República,

Correo electrónico general: acecescuela@hotmail.com

6.2.             Funciones y obligaciones del responsable del tratamiento

• ACEC reconoce que los Datos Personales son de titularidad exclusiva de las personas naturales a las que pertenecen y que son los Titulares quienes conservan los derechos sobre su información. En atención a ello, ACEC se compromete a tratar los datos únicamente para las finalidades legítimas, específicas y autorizadas previstas en esta Política, o para aquellas que resulten aplicables cuando actúe en calidad de Encargado del Tratamiento.
• En su rol de Responsable, ACEC asume la obligación de garantizar que todo Tratamiento de Datos Personales se realice en estricto cumplimiento de los principios, derechos y disposiciones establecidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP), su Reglamento y demás normativa aplicable. Para ello, implementa de manera progresiva y continua medidas técnicas, administrativas y organizativas orientadas a prevenir accesos no autorizados, pérdidas, alteraciones, filtraciones o cualquier uso indebido de la información tratada en sus procesos comerciales, laborales, administrativos, tecnológicos y de prestación del servicio.
• ACEC se compromete a brindar a los Titulares información clara, suficiente, previa y accesible sobre las finalidades del Tratamiento, el uso de sus datos, así como los derechos que les asisten y los mecanismos disponibles para ejercerlos. Las solicitudes relacionadas con los derechos de acceso, rectificación y actualización, eliminación, oposición, anulación, portabilidad, suspensión del tratamiento u otros reconocidos por la normativa serán atendidas de forma diligente, oportuna y conforme a los plazos legales aplicables.
• ACEC mantendrá registros actualizados de las actividades de Tratamiento que realiza, asegurando razonablemente la trazabilidad, documentación y control de los procesos asociados, en particular aquellos vinculados con la captación de aspirantes, inscripción y matrícula de alumnos, evaluación psicosensométrica, gestión académica, programación de clases, asignación de instructores y vehículos, remisión de información a la Agencia Nacional de Tránsito u otras autoridades competentes, facturación, cobranza, gestión laboral, nómina, administración de expedientes y uso de sistemas o plataformas tecnológicas. De igual manera, ACEC se compromete a que la información personal sea tratada bajo condiciones de integridad, confidencialidad y seguridad, mediante la aplicación permanente de controles internos y procedimientos de protección adecuados.
• Cuando ACEC actúe en calidad de Encargado del Tratamiento, se compromete a administrar los Datos Personales conforme a las instrucciones del Responsable correspondiente, dentro del alcance permitido por la normativa aplicable y bajo las condiciones contractuales o jurídicas que resulten pertinentes.
• ACEC atenderá los requerimientos que formulen las autoridades competentes y asegurará el cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, su Reglamento y de cualquier otra normativa aplicable en materia de protección de datos personales, así como de las obligaciones regulatorias que incidan en su operación.

7.                  ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

• ACEC podrá contratar o vincular a terceros que actúen como Encargados del Tratamiento para la ejecución de actividades especializadas o de soporte relacionadas con su operación, tales como administración o soporte de sistemas informáticos, plataformas de gestión académica o administrativa, sistema contable, plataformas educativas, herramientas de videoconferencia, servicios de almacenamiento en nube, correo electrónico, gestión de usuarios y accesos, respaldo de información, mantenimiento tecnológico, sistemas GPS, equipos psicosensométricos, marketing digital, mensajería, seguros privados, servicios profesionales y demás servicios vinculados con la formación vial, la gestión interna de la Compañía y el cumplimiento de sus obligaciones.

• ACEC verificará, con un enfoque basado en riesgos, que dichos terceros ofrezcan garantías suficientes en materia de confidencialidad, seguridad de la información, cumplimiento normativo, control de accesos, continuidad operativa y protección de datos personales, especialmente cuando por razón del servicio puedan acceder a información de aspirantes, alumnos, egresados, colaboradores, instructores, postulantes, familiares de colaboradores, proveedores o titulares vinculados con la operación de la Compañía.

• Todo Encargado deberá someterse a las instrucciones documentadas de ACEC y asumir contractualmente, como mínimo, obligaciones de confidencialidad, uso limitado de los datos conforme a la finalidad autorizada, prohibición de utilización para fines propios, restricciones de acceso, adopción de medidas de seguridad, gestión y notificación de incidentes, cooperación para la atención de derechos de los Titulares, asistencia en el cumplimiento de obligaciones regulatorias y devolución, supresión, bloqueo o eliminación de los datos al término de la relación, según corresponda.

• Cuando un Encargado pretenda vincular subencargados, deberá contar con autorización previa o general de ACEC, según el caso, y asegurar que dichos terceros queden sujetos a obligaciones equivalentes en materia de protección de datos personales, seguridad y confidencialidad.

• Cuando ACEC actúe como Encargado del Tratamiento por cuenta de un tercero, tratará los Datos Personales únicamente conforme a las instrucciones del Responsable correspondiente, al contrato aplicable, a la normativa vigente y a las obligaciones que le resulten directamente exigibles en el marco de la operación.

8.                  DELEGADO DE PROTECCIÓN DE DATOS

• ACEC designará, cuando corresponda, un Delegado de Protección de Datos Personales encargado de coordinar, supervisar y dar seguimiento a la correcta implementación de la presente Política, así como de impulsar su cumplimiento mediante acciones de control, capacitación y mejora continua en la organización, con especial atención a los tratamientos vinculados con aspirantes, alumnos, egresados, colaboradores, instructores, postulantes, proveedores y aquellos que, por su naturaleza, involucren datos sensibles, grabaciones, geolocalización, evaluaciones psicotécnicas o remisiones a autoridades competentes.

• Todo colaborador que, en el ejercicio de sus funciones, tenga acceso o trate Datos Personales deberá comunicar de manera inmediata al Delegado cualquier incidente de seguridad, irregularidad o posible vulneración que detecte en la gestión de la información. Asimismo, estará obligado a remitir sin dilación las consultas, quejas o solicitudes formuladas por los Titulares en relación con el Tratamiento de sus datos.

• El Delegado de Protección de Datos actuará como punto de contacto entre los Titulares, la organización y, cuando corresponda, la autoridad de control, siendo responsable de la recepción, gestión y seguimiento de las solicitudes vinculadas con el ejercicio de los derechos reconocidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, asegurando que sean atendidas de manera oportuna y conforme a la normativa aplicable.

• Son funciones del Delegado, entre otras:
• Asesorar a ACEC sobre el cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, su Reglamento General y normativa secundaria aplicable;
• Supervisar la aplicación de esta Política y de los procedimientos internos relacionados;
• Coordinar la atención de solicitudes de ejercicio de derechos;
• Acompañar la gestión de incidentes y vulneraciones de seguridad;
• Promover capacitación y cultura organizacional en protección de datos personales;
• Emitir recomendaciones sobre evaluaciones de impacto, análisis de riesgo, nuevos proyectos, cambios tecnológicos, uso de plataformas académicas, herramientas de mensajería, almacenamiento en nube, sistemas GPS, equipos psicotécnicos o psicosensométricos y demás tratamientos que puedan implicar riesgos relevantes para los derechos y libertades de los Titulares;
• Servir de enlace con la autoridad de protección de datos personales.

à         Contacto del Delegado de Protección de Datos Personales:

Nombre: Daniela Vega Corrales

Correo electrónico: protecciondatos@bacniif.com

Número de contacto: 0987243650

Dirección: Rumipamba y Av. República. Edf. Signature. Of. 607

9.                  TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LOS DATOS PERSONALES

• ACEC como Responsable del Tratamiento de Datos PersonalesACEC llevará a cabo el Tratamiento de los Datos Personales de los Titulares conforme a las actividades identificadas en su Registro de Actividades de Tratamiento, atendiendo a la naturaleza del vínculo que mantenga con cada uno de ellos y en cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, su Reglamento y demás normativa aplicable. La gestión de la información se adecúa a las operaciones propias de una escuela de conducción, incluyendo procesos de reclutamiento, contratación e incorporación de colaboradores, administración de expedientes laborales y nómina, seguridad ocupacional, captación de aspirantes, admisión, matrícula, gestión académica, evaluación psicotécnica y psicosensométrica, programación de clases, asignación de instructores y vehículos, facturación, cobranza, atención al alumno, remisión de información a autoridades competentes, gestión de plataformas y seguridad operativa, asegurando que los datos sean utilizados exclusivamente para finalidades legítimas, específicas y previamente definidas.

• Titular – candidato a colaborar.

ACEC tratará los Datos Personales proporcionados por los candidatos exclusivamente para fines relacionados con los procesos de reclutamiento, evaluación, selección y, de ser el caso, contratación de personal. La organización podrá utilizar esta información para establecer contacto con el candidato, recibir y revisar hojas de vida remitidas por medios físicos, correo electrónico, redes sociales o WhatsApp, analizar el perfil profesional, verificar formación y experiencia, coordinar entrevistas, validar licencias o requisitos aplicables y determinar la idoneidad del postulante para el cargo al que aplica.

En estos procesos podrán tratarse datos identificativos, de contacto, formación, experiencia laboral, capacitación, licencia de conducir, tipo de sangre cuando sea requerido para el cargo y demás información necesaria para evaluar la postulación. La información podrá incorporarse en expedientes físicos y/o digitales, así como mantenerse en correo electrónico, WhatsApp, carpetas digitales, nube o archivadores bajo custodia de la organización. Los Datos Personales serán conservados hasta el cierre del proceso de selección más un (1) año adicional, o hasta que el Titular solicite su supresión o revoque su autorización, salvo que exista una base legal o interés legítimo que justifique su conservación por un periodo mayor.

• Titular – colaborador.

ACEC tratará los Datos Personales de sus colaboradores para la gestión integral de la relación laboral, incluyendo contratación, incorporación, elaboración y actualización del expediente del trabajador, administración documental, afiliación y cumplimiento de obligaciones ante el IESS, Ministerio del Trabajo y demás autoridades competentes, gestión de nómina, generación de roles de pago, transferencias bancarias, control de horas extras, beneficios, utilidades, capacitaciones, seguridad ocupacional, control de novedades laborales, subsidios de enfermedad o maternidad, administración de seguros privados y demás actividades necesarias para la gestión ordinaria de la relación contractual.

La organización podrá tratar datos identificativos, de contacto, laborales, contractuales, financieros o patrimoniales, incluyendo número de cuenta o certificado bancario, así como información relacionada con cargas familiares, cónyuges, hijos o beneficiarios cuando resulte necesaria para beneficios laborales, utilidades, seguros, obligaciones legales o seguridad social. De forma excepcional y justificada, ACEC podrá tratar certificados médicos, certificados de enfermedad, maternidad, nacidos vivos, diagnósticos u otra información de salud remitida para gestionar permisos, subsidios u obligaciones laborales, aplicando medidas reforzadas de confidencialidad y acceso restringido.

La información será utilizada para crear y mantener expedientes físicos y/o digitales, registrar novedades laborales, procesar remuneraciones, sustentar obligaciones legales y contractuales, gestionar beneficios y atender requerimientos de autoridades competentes. Los datos tratados para la contratación, administración del expediente, nómina y soportes laborales serán conservados durante la vigencia de la relación y hasta diez (10) años adicionales, sin perjuicio de plazos específicos que resulten aplicables para obligaciones laborales, contables, tributarias, de seguridad social o de defensa jurídica.

• Titular – aspirante, alumno, estudiante y/o egresado.

ACEC tratará los Datos Personales de aspirantes, alumnos, estudiantes y egresados en el marco de los procesos de prospección comercial, atención de interesados, recepción de documentación, inscripción, matrícula, pre-registro, validación de requisitos, gestión de actas de compromiso, asignación de cursos, programación de clases teóricas y prácticas, uso de plataformas educativas, evaluación académica, registro de asistencia, carga de notas, emisión de reportes, certificados de aprobación, actualización de conocimientos, finalización del curso y remisión de información a autoridades competentes.

La organización podrá utilizar los datos para contactar a personas interesadas, remitir información sobre cursos, validar documentos de identidad, estudios, licencia, tipo de sangre u otros requisitos, ingresar información en sistemas internos o externos, habilitar usuarios en plataformas educativas, coordinar clases, asignar instructores y vehículos, registrar pagos, emitir facturas, verificar asistencia, registrar calificaciones, determinar aprobación o no aprobación, gestionar certificados, preparar oficios, anexos, carpetas físicas, archivos digitales, CD, memorias o cualquier otro soporte requerido para reportes ante la Agencia Nacional de Tránsito, Comisión de Tránsito del Ecuador u otras autoridades competentes.

En estos procesos podrán tratarse datos identificativos, de contacto, académicos, evaluativos, financieros, de facturación, datos de curso, categoría, asistencia, notas, fechas de inicio y finalización, estado de aprobación, documentos de respaldo, nacionalidad, dirección, correo electrónico, número telefónico, tipo de sangre, certificados de estudio, copia de cédula, copia de licencia y demás datos necesarios para formalizar, ejecutar y documentar la prestación del servicio.

Los datos tratados para captar aspirantes y enviar información comercial o promocional serán conservados por seis (6) meses desde la última interacción o hasta la formalización de la relación, o hasta la revocatoria del Titular, según corresponda. Los datos tratados para inscripción, matrícula, gestión académica, expedientes, reportes regulatorios y cumplimiento ante autoridades competentes se conservarán durante la vigencia de la relación académica y hasta cinco (5) años adicionales, sin perjuicio de otros plazos legalmente exigibles o de conservación necesaria para defensa institucional, auditorías, requerimientos administrativos o regulatorios.

• Titular – proveedor, prospecto de proveedor y/o prestador de servicios.

ACEC tratará los Datos Personales de proveedores, prospectos de proveedores, representantes de proveedores y prestadores de servicios para realizar procesos de evaluación, verificación, calificación, contratación, coordinación operativa, registro, pagos y demás actuaciones vinculadas al abastecimiento de bienes y servicios necesarios para la operación de la Compañía.

En estos procesos podrán tratarse datos identificativos, de contacto, profesionales y financieros, incluyendo datos bancarios para pagos. La información será utilizada exclusivamente para la administración de la relación correspondiente, cumplimiento de obligaciones administrativas, contractuales, contables y tributarias, así como para la gestión de servicios tecnológicos, académicos, de capacitación, mantenimiento, seguros, marketing, soporte operativo o servicios especializados que soporten la operación de ACEC.

Los Datos Personales serán conservados durante la vigencia de la relación y hasta siete (7) años adicionales, o por el plazo mayor que resulte exigible conforme a la normativa aplicable.

• Titular – alumno en procesos de atención, cobranza, soporte académico y coordinación operativa.

ACEC tratará los Datos Personales de sus alumnos, estudiantes y usuarios del servicio en el marco de los procesos de atención, soporte académico, coordinación de clases, validación de información, recepción de consultas, programación de horarios, asignación de instructores, asignación de vehículos, gestión de incidencias, reportes de quejas, recepción de comprobantes de pago, actualización de estados de cuenta, emisión de facturas y ejecución de actividades de cobranza.

La organización podrá utilizar canales como WhatsApp, correo electrónico, sistema administrativo, herramientas de atención, hojas de cálculo, plataformas académicas, cronogramas, aplicaciones de agenda y otras plataformas tecnológicas habilitadas para gestionar requerimientos, validar la identidad del alumno, coordinar clases, enviar recordatorios, atender reportes, registrar pagos, actualizar saldos y administrar el historial del servicio.

En estos procesos podrán tratarse datos identificativos, número de cédula, número telefónico, correo electrónico, dirección, datos del curso, estado de matrícula, cronograma, instructor asignado, vehículo asignado, estado de pagos, comprobantes de transferencia o depósito, valores facturados, fechas de pago, saldos pendientes, asistencia, novedades académicas y reportes de atención. Los datos tratados para atención de requerimientos, coordinación de clases y soporte académico se conservarán durante la vigencia de la relación y hasta cinco (5) años adicionales para soporte de reclamos académicos, contractuales o regulatorios. Los datos tratados para cobranza, validación de pagos y soportes relacionados se conservarán durante la vigencia de la relación y hasta siete (7) años adicionales.

• Titular – alumno en procesos de evaluación psicosensométrica y aptitud para conducción.

ACEC tratará los Datos Personales de sus alumnos o aspirantes en procesos de evaluación psicotécnica, psicosensométrica, visual, auditiva, física o psicomotriz, con la finalidad de determinar su aptitud para acceder, continuar o culminar procesos de formación vial, capacitación en conducción, obtención de certificados, actualización de conocimientos o cumplimiento de requisitos exigidos por normativa o autoridad competente.

En estos procesos podrán tratarse datos identificativos, de contacto, fotografía, tipo de sangre, resultados de evaluaciones visuales, auditivas, psicomotrices, informes generados por equipos homologados, código QR, reportes de aprobación, reportes de no aprobación y, en ciertos casos, información relacionada con discapacidad, edad avanzada, condición física o certificaciones complementarias. Esta información será utilizada para validar requisitos, sustentar el expediente académico del alumno, emitir reportes, entregar resultados al Titular y mantener respaldo ante autoridades competentes.

El acceso a esta información estará restringido al personal técnico, evaluador, psicológico, académico o administrativo autorizado que requiera conocerla para cumplir sus funciones. Los datos y reportes asociados a evaluaciones psicosensométricas y de aptitud se conservarán durante la vigencia de la relación académica y hasta cinco (5) años adicionales, salvo que exista un plazo legal o regulatorio distinto, requerimiento de autoridad o necesidad de conservación para defensa institucional.

• Titular – alumno, instructor o tercero en procesos de grabación, seguridad operativa y monitoreo vehicular.

ACEC podrá tratar Datos Personales de alumnos, instructores o terceros relacionados con la operación de clases prácticas, seguridad operativa y control vehicular mediante grabaciones de clases, registros audiovisuales, sistemas GPS, registros de ubicación, rutas, tiempos, encendido y apagado del vehículo, odómetro y demás datos necesarios para documentar, supervisar y asegurar la prestación del servicio.

Estos tratamientos tendrán como finalidad verificar la ejecución de clases prácticas, reforzar la seguridad de alumnos e instructores, atender incidentes, respaldar reclamos, controlar el uso adecuado de vehículos, gestionar rutas, supervisar la operación académica y proteger los activos de la Compañía. ACEC aplicará criterios de proporcionalidad, acceso restringido, información previa, conservación limitada y evaluación de riesgos cuando corresponda.

Las grabaciones de clases virtuales o académicas se conservarán de forma temporal conforme a la necesidad operativa y académica, ordinariamente entre dos (2) y tres (3) semanas, salvo que deban preservarse por reclamos, incidentes o requerimientos de autoridad. Las grabaciones de cámaras instaladas en vehículos se conservarán por el plazo necesario para la finalidad informada y, de forma ordinaria, por un máximo de treinta (30) días, salvo que deban preservarse por requerimiento legal o para la atención de un incidente específico. Los registros GPS y datos de monitoreo vehicular se conservarán por un plazo aproximado de tres (3) a cuatro (4) meses, salvo que exista una necesidad operativa, contractual, probatoria o regulatoria que justifique un plazo mayor.

• ACEC como Encargado de Datos Personales

Cuando ACEC actúe en calidad de Encargado del Tratamiento de Datos Personales, tratará la información de los Titulares exclusivamente conforme a las instrucciones impartidas por el Responsable del Tratamiento, dentro de los límites establecidos en la normativa aplicable y en los acuerdos contractuales correspondientes.

En este contexto, ACEC podrá realizar operaciones de recolección, registro, organización, almacenamiento, consulta, uso, comunicación, actualización, modificación, bloqueo, supresión o eliminación de datos personales en el marco de actividades académicas, operativas, administrativas, tecnológicas o de soporte que ejecute por cuenta de terceros, siempre bajo instrucciones del Responsable y garantizando la confidencialidad, seguridad y uso legítimo de la información.

Cuando ACEC trate datos personales por cuenta de un tercero, aplicará los plazos de conservación que resulten exigibles conforme a la naturaleza de la actividad desarrollada, a la normativa aplicable y a lo acordado con el Responsable del Tratamiento, sin perjuicio de las obligaciones legales que le sean directamente exigibles.

10.              BASES DE LEGITIMACIÓN Y CONSENTIMIENTO DE DATOS PERSONALES

10.1.         ACEC tratará Datos Personales únicamente cuando cuente con una base de legitimación válida conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, su Reglamento y demás normativa aplicable.

10.2.         Dependiendo de la actividad de tratamiento, ACEC podrá fundamentar el tratamiento, entre otras, en las siguientes bases: consentimiento del Titular; cumplimiento de obligaciones legales, regulatorias, laborales, tributarias o contractuales; ejecución de medidas precontractuales a solicitud del Titular; ejecución o desarrollo de una relación contractual o comercial; satisfacción de intereses legítimos, debidamente ponderados, en el marco de actividades de atención, seguridad, gestión operativa, recuperación de cartera o mejora del servicio; protección de intereses vitales del Titular o de otra persona; cumplimiento de órdenes, requerimientos o mandatos de autoridad competente; y demás habilitaciones reconocidas por el ordenamiento jurídico. Cuando se trate de datos sensibles, ACEC aplicará las bases de legitimación reforzadas que correspondan conforme a la normativa vigente y a la naturaleza del tratamiento.

10.3.         El consentimiento será recabado cuando corresponda, mediante mecanismos verificables, libres, previos, específicos, informados e inequívocos. No se presumirá por silencio, inacción o casillas preseleccionadas. Cuando el tratamiento recaiga sobre datos sensibles o sobre actividades que requieran una autorización expresa del Titular, ACEC adoptará medidas adicionales para asegurar que la persona conozca de forma clara el alcance, finalidad y condiciones del tratamiento, sin perjuicio de los casos en que dicho tratamiento se encuentre habilitado por una base legal distinta del consentimiento.

10.4.         La revocatoria del consentimiento podrá ejercerse por los canales habilitados por ACEC, sin efectos retroactivos y sin perjuicio de aquellos tratamientos que cuenten con otra base de legitimación válida o de obligaciones de conservación legal, regulatoria, contractual o probatoria que resulten exigibles.

10.5.         La presente Política no sustituye la obligación de suministrar avisos de privacidad, cláusulas informativas o información específica en cada contexto de captación o tratamiento cuando ello resulte necesario, en particular en procesos de reclutamiento, vinculación laboral, actas de compromiso, registro de alumnos, evaluación psicotécnica o psicosensométrica, formularios o soportes contractuales, canales digitales, WhatsApp, actividades de prospección comercial, facturación, cobranza, soporte, gestión de proveedores y demás actividades en las que ACEC trate Datos Personales.

11.              DERECHOS DE LOS TITULARES

11.1.         Procesos para ejercer derechos de titulares sobre sus datos personales

ACEC garantiza a los Titulares el pleno y efectivo ejercicio de los derechos reconocidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales. Dichos derechos podrán ser ejercidos directamente por el Titular o a través de su representante legal debidamente acreditado. Para este efecto, la organización pondrá a disposición mecanismos accesibles, gratuitos y eficaces que permitan la presentación y atención de solicitudes de manera clara, ágil y transparente, asegurando una gestión adecuada y oportuna de cada requerimiento.

• Solicitudes de titulares – Delegado de Protección de Datos Personales

El Titular podrá presentar consultas, solicitudes, reclamos o peticiones relacionadas con el Tratamiento de sus Datos Personales, el ejercicio de sus derechos o la revocatoria del consentimiento directamente ante el Delegado de Protección de Datos Personales de ACEC, o ante el área que la organización designe para estos efectos, a través de los canales de contacto oficialmente establecidos.

El Delegado, o el responsable interno que corresponda, actuará como punto de enlace entre el Titular y la organización, brindando orientación, aclarando el alcance de las políticas internas de protección de datos y gestionando las solicitudes recibidas conforme a los procedimientos establecidos y a la normativa vigente.

• Medios para revocar el consentimiento

El Titular podrá revocar su consentimiento en cualquier momento, sin efectos retroactivos, mediante una solicitud dirigida al Delegado de Protección de Datos Personales de ACEC, o al canal oficial habilitado para este fin, a través del correo electrónico designado por la organización. Para la adecuada tramitación de la revocatoria, la solicitud deberá contener, al menos, los siguientes elementos:

• Asunto: REVOCATORIA DEL CONSENTIMIENTO
• Nombres y apellidos o razón social del Titular
• Domicilio o dirección de contacto del Titular
• Motivo de la solicitud y fundamentos
• Copia del documento de identidad o documento que acredite la representación, cuando corresponda
• Fecha a partir de la cual se hace efectiva la revocatoria
• Correo electrónico para recibir notificaciones

ACEC podrá requerir información adicional únicamente cuando resulte necesaria para verificar la identidad del solicitante o para procesar correctamente la solicitud. La organización notificará al Titular la respuesta dentro del plazo legal correspondiente y, de ser procedente, la revocatoria se hará efectiva conforme a lo dispuesto en la normativa vigente, sin perjuicio de aquellos tratamientos que cuenten con otra base de legitimación o de las obligaciones legales, regulatorias, contractuales, laborales, tributarias o probatorias que exijan conservar determinados datos.

• Medios para ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación, oposición y otros

Los Titulares podrán ejercer los derechos de acceso, rectificación y actualización, eliminación, oposición, portabilidad, suspensión del tratamiento y demás derechos reconocidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.

Para este efecto, deberán presentar su solicitud mediante el Formulario de Ejercicio de Derechos habilitado por ACEC, el cual estará disponible a través de los canales oficiales de la organización. El formulario, junto con los anexos de respaldo que correspondan, deberá remitirse al correo electrónico oficial designado, indicando en el asunto: “EJERCICIO DE DERECHOS DE TITULARES”.

ACEC atenderá y responderá la solicitud dentro de un plazo máximo de quince (15) días hábiles, para lo cual el Delegado será el encargado de gestionar dichas solicitudes y de preparar los insumos necesarios para que ACEC emita la respuesta formal en su calidad de Responsable del tratamiento, a través de los canales habilitados y conforme a sus procedimientos internos de atención de derechos.

12.              ELIMINACIÓN DE DATOS DE LOS TITULARES

• Derecho de eliminación

ACEC garantizará a los Titulares el derecho a solicitar la eliminación de sus Datos Personales cuando se verifique que la finalidad para la cual fueron recopilados haya sido cumplida y ya no resulte necesario mantenerlos. Asimismo, la eliminación procederá cuando el Tratamiento no se ajuste a los principios establecidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, cuando el Titular haya revocado su consentimiento o se haya opuesto al Tratamiento sin que exista otra base de legitimación que lo sustente, o cuando los datos hayan sido tratados de manera indebida o en contravención de la normativa aplicable.

De igual forma, ACEC atenderá las solicitudes de eliminación cuando exista una disposición expresa emitida por autoridad competente que ordene su supresión, siempre que no subsistan obligaciones legales, regulatorias, contractuales, laborales, tributarias o de defensa jurídica que exijan la conservación de determinada información por un período adicional, conforme a los plazos definidos en sus registros internos de tratamiento.

• Métodos de eliminación

La eliminación de los Datos Personales se realizará mediante procedimientos seguros que garanticen su supresión total, bloqueo o anonimización irreversible, según corresponda. Para este efecto, ACEC aplicará mecanismos adecuados conforme al tipo de soporte, tales como borrado definitivo de archivos electrónicos, depuración de bases de datos, eliminación de documentos almacenados en sistemas, nubes, correos, plataformas educativas o repositorios digitales, depuración de respaldos cuando resulte aplicable, eliminación segura de información contenida en pendrives, CD, discos externos, tarjetas de memoria o soportes equivalentes, y destrucción física de documentos en formato papel, procurando que la información no pueda ser recuperada ni utilizada posteriormente de manera no autorizada.

En el caso de documentos físicos relacionados con expedientes de alumnos, expedientes laborales, reportes académicos, evaluaciones psicosensométricas, soportes contables, comprobantes de pago, actas de compromiso o documentos remitidos a autoridades competentes, la eliminación se ejecutará una vez cumplidos los plazos legales, regulatorios o administrativos aplicables, dejando constancia interna cuando corresponda

• Excepciones a la eliminación

La eliminación de los Datos Personales no procederá cuando exista una obligación legal, regulatoria, académica, contractual o probatoria que requiera su conservación; cuando la información sea necesaria para la ejecución de una relación vigente; cuando resulte indispensable para la atención de reclamos, auditorías, fiscalizaciones, procesos de control, requerimientos de la Agencia Nacional de Tránsito, Comisión de Tránsito del Ecuador u otras autoridades competentes; o cuando sea necesaria para el ejercicio, formulación o defensa de derechos en procesos judiciales, administrativos, arbitrales o similares.

En estos casos, ACEC informará al Titular, de manera clara y motivada, las razones que justifican la imposibilidad de eliminar los datos solicitados, indicando, cuando corresponda, el fundamento aplicable y el plazo estimado de conservación.

13.              TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES

• ACEC podrá realizar comunicaciones, accesos o transferencias internacionales de datos personales cuando utilice proveedores tecnológicos, plataformas educativas, servicios de almacenamiento en nube, herramientas de videoconferencia, correo electrónico, mensajería, sistemas administrativos, soluciones de respaldo, soporte técnico u otros servicios digitales vinculados con la formación vial, gestión académica, administración interna, seguridad de la información y operación de la Compañía, siempre que exista una base jurídica habilitante, necesidad operativa o exigencia legal o regulatoria.

• Las transferencias internacionales se realizarán conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, su Reglamento General y la normativa aplicable, verificando el nivel de protección del país receptor o implementando salvaguardas adecuadas, tales como cláusulas contractuales, acuerdos de confidencialidad, condiciones de encargo de tratamiento, medidas de seguridad u otros mecanismos que garanticen un nivel de protección equivalente.

• Cuando corresponda, ACEC informará al Titular sobre la existencia de estas transferencias mediante la presente Política, avisos de tratamiento de datos personales, cláusulas informativas, formularios, actas de compromiso, contratos, canales digitales u otros mecanismos de transparencia aplicables según el contexto de recolección de la información.

• Toda transferencia o acceso de terceros se sujetará al principio de necesidad, al deber de confidencialidad y a la implementación de medidas técnicas, organizativas y administrativas adecuadas para garantizar la seguridad de los datos personales.

14.              IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

• ACEC mantendrá un sistema de gestión de protección de datos personales integrado a sus procesos de cumplimiento normativo, gestión de riesgos, seguridad de la información, control interno gestión académica, administración laboral, operación de clases teóricas y prácticas, atención a alumnos y cumplimiento ante autoridades competentes.

• Este sistema incluirá, entre otros componentes: políticas y procedimientos internos, Registro de Actividades de Tratamiento (RAT), definición de plazos de conservación por tipo de tratamiento, protocolos para el ejercicio de derechos, gestión de encargados, gestión de incidentes de seguridad, controles de acceso, revisión contractual, esquemas de capacitación y mecanismos de mejora continua.

• ACEC aplicará el principio de protección de datos desde el diseño y por defecto en el desarrollo, implementación o modificación de procesos comerciales, laborales, administrativos, académicos, contables, operativos y tecnológicos, así como en sistemas informáticos, plataformas educativas, canales de atención, herramientas de mensajería, formularios, actas de compromiso, contratos, procesos de evaluación psicotécnica o psicosensométrica, gestión de cronogramas, grabación de clases, monitoreo vehicular, remisión de información a autoridades y cualquier otra actividad que implique el tratamiento de datos personales.

 

• Control y evaluación del SGPDP: ACEC mantendrá mecanismos de control y evaluación periódica de su sistema interno de gestión de protección de datos personales, con el propósito de verificar el cumplimiento de la presente Política y de la normativa aplicable. Para este efecto, podrán realizarse auditorías internas, revisiones de cumplimiento y otras acciones de verificación, bajo la supervisión del Delegado de Protección de Datos Personales, cuando corresponda.

15.              SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y PRIVACIDAD

• Privacidad desde el diseño y por defecto

ACEC incorpora la protección de los Datos Personales como un elemento esencial en el diseño, planificación y ejecución de sus procesos comerciales, administrativos, laborales, académicos, contables, operativos y tecnológicos. En este sentido, aplica los principios de privacidad desde el diseño y por defecto, asegurando que el tratamiento de la información personal se limite a los datos estrictamente necesarios para la prestación de servicios de formación vial, capacitación en conducción, evaluación de aptitud, gestión académica, atención a alumnos, facturación, cobranza, cumplimiento ante autoridades competentes y demás finalidades legítimas definidas.

ACEC promueve estos principios en su relación con proveedores y terceros, exigiendo que quienes intervengan en sus operaciones adopten medidas adecuadas de seguridad, confidencialidad y cumplimiento normativo, considerando la naturaleza de los datos tratados y los riesgos asociados a la operación.

 

• Seguridad de la información y tecnologías de la información

ACEC implementa y mantiene medidas técnicas, organizativas y administrativas apropiadas para proteger los Datos Personales frente a accesos no autorizados, pérdida, alteración, uso indebido, divulgación o destrucción no autorizada. Estas medidas se adoptan considerando la naturaleza de los datos tratados, los riesgos asociados y las características de su operación.

La gestión de riesgos asociados al tratamiento de datos personales forma parte de los procesos internos de ACEC, incorporando controles preventivos y correctivos que procuren la confidencialidad, integridad, disponibilidad y trazabilidad de la información, tanto en soportes físicos como digitales.

ACEC podrá apoyarse en sistemas administrativos, plataformas educativas, servicios en la nube, herramientas de correo electrónico, mensajería, videoconferencia, sistemas GPS, cámaras instaladas en vehículos, equipos psicotécnicos o psicosensométricos, respaldos digitales y proveedores especializados, asegurando en todos los casos que dichos terceros cumplan con estándares adecuados de seguridad de la información y protección de datos personales, conforme a la normativa vigente y a los lineamientos internos definidos en su sistema de gestión.

16.              TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

• En el marco de su operación, ACEC podrá tratar datos personales sensibles cuando ello resulte estrictamente necesario y jurídicamente procedente para la prestación de servicios de formación vial, evaluación de aptitud para conducción, cumplimiento de requisitos académicos o regulatorios, gestión laboral, seguridad ocupacional o atención de obligaciones legales aplicables.

• El tratamiento de datos sensibles podrá comprender, entre otros, información relativa al tipo de sangre, discapacidad, certificados médicos, diagnósticos o documentos de salud presentados en el ámbito laboral, información relacionada con subsidios de enfermedad o maternidad, datos de salud ocupacional, así como resultados de evaluaciones psicosensométricas, visuales, auditivas, físicas o psicomotrices requeridas para determinar la aptitud del alumno o aspirante conforme a la naturaleza del servicio y la normativa aplicable. Dicho tratamiento se realizará bajo criterios de:

• necesidad, limitándose a los datos estrictamente requeridos;
• finalidad, vinculada directamente a la prestación del servicio, evaluación de aptitud, cumplimiento regulatorio, gestión laboral, seguridad ocupacional u otra base legal habilitante;
• proporcionalidad;
• confidencialidad reforzada
• y acceso restringido exclusivamente a personal o terceros autorizados que deban intervenir conforme a sus funciones.

• El tratamiento de datos sensibles se realizará siempre sobre la base de una condición de legitimación válida conforme a la normativa vigente, debidamente definida según cada actividad de tratamiento y documentada en los registros internos de ACEC. Cuando corresponda, se recabará consentimiento expreso del Titular, sin perjuicio de los casos en que el tratamiento se encuentre habilitado por el cumplimiento de una obligación legal, regulatoria, laboral, contractual, interés vital u otra base reconocida por el ordenamiento jurídico

• ACEC implementará medidas reforzadas de seguridad para la protección de datos sensibles, incluyendo controles de acceso, deberes de confidencialidad, restricciones de uso, protección de archivos físicos y digitales, gestión de riesgos y supervisión de terceros que intervengan en su tratamiento, considerando la naturaleza especialmente protegida de esta información.

• En el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, cuando corresponda, ACEC garantizará el respeto al principio de interés superior, requiriendo la intervención de su representante legal cuando resulte aplicable y adoptando medidas reforzadas de protección conforme a la normativa vigente. Esta regla será aplicable, entre otros casos, cuando se traten datos de hijos o cargas familiares de colaboradores para fines laborales, utilidades, beneficios o seguridad social, así como en cualquier supuesto en que, por la naturaleza del servicio o de la relación con el Titular, se llegaren a tratar datos de personas menores de edad.

17.              VULNERACIÓN A LAS SEGURIDADES DE LA INFORMACIÓN

• ACEC cuenta con medidas y procedimientos internos destinados a la gestión de incidentes o vulneraciones de seguridad que puedan afectar a los Datos Personales tratados en el marco de sus procesos comerciales, administrativos, laborales, técnicos y tecnológicos. Estos mecanismos tienen como objetivo identificar, contener, mitigar, evaluar, documentar y corregir cualquier evento que comprometa la seguridad de la información.

• Se considerará vulneración de seguridad a cualquier acción, omisión o evento que implique la destrucción, pérdida, alteración, divulgación no autorizada o acceso indebido a Datos Personales, ya sea de forma accidental o ilícita, y con independencia del soporte en el que se encuentren los datos.

En el contexto de ACEC, podrán constituir incidentes o vulneraciones de seguridad, entre otros, el acceso no autorizado a expedientes de alumnos o colaboradores, pérdida de documentos físicos, envío equivocado de información por WhatsApp o correo electrónico, conservación indebida de documentos en dispositivos personales, pérdida de pendrives, CD, discos externos o tarjetas de memoria, exposición de archivos en nubes o carpetas digitales, sesiones abiertas en sistemas administrativos, acceso no autorizado a resultados psicosensométricos, divulgación indebida de grabaciones de clases, cámaras vehiculares o registros GPS, así como cualquier uso no autorizado de información académica, laboral, financiera, contable o sensible.

• Gestión y notificación de incidentes

En caso de que se identifique una vulneración de seguridad que afecte o pueda afectar Datos Personales, ACEC adoptará de manera inmediata las medidas técnicas, organizativas y correctivas necesarias para contener, mitigar y remediar el incidente, con el fin de reducir sus impactos, preservar evidencias cuando corresponda y prevenir nuevas afectaciones.

De conformidad con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y su normativa aplicable, ACEC notificará el incidente a la Autoridad de Protección de Datos Personales y a los Titulares cuyos datos se vean comprometidos, cuando ello resulte exigible, dentro del plazo legal correspondiente y en función de la naturaleza y nivel de riesgo del incidente.

La notificación incluirá, al menos, una descripción clara del incidente ocurrido y de los Datos Personales comprometidos, las medidas adoptadas o previstas para mitigar sus efectos y evitar su reiteración, así como los datos de contacto del Delegado de Protección de Datos Personales o del área responsable, a fin de que los Titulares puedan solicitar información adicional o ejercer los derechos que les asisten.

• Registro y seguimiento

ACEC mantendrá un registro interno de incidentes de seguridad que afecten Datos Personales, incluyendo su tipología, causas, impacto, titulares afectados, categorías de datos comprometidos, medidas adoptadas y acciones de mejora implementadas, como parte de su sistema de gestión y del principio de responsabilidad proactiva.

18.              PLAZO DE CONSERVACIÓN

18.1.         ACEC conservará los Datos Personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recopilados, conforme al principio de limitación del plazo de conservación previsto en la normativa aplicable.

18.2.         Los plazos de conservación de los Datos Personales se encuentran definidos de manera específica en el numeral 9 de la presente Política, en función de cada categoría de Titular, actividad de tratamiento y finalidad correspondiente, conforme a lo documentado en los registros internos de tratamiento de la organización.

18.3.         Cuando exista normativa sectorial o general que establezca plazos mínimos de conservación, ACEC observará y aplicará dichos períodos de manera obligatoria. En particular, se considerarán, entre otros:

• Obligaciones en materia tributaria y contable: los Datos Personales y la documentación asociada a facturación, pagos, cobranzas, proveedores y soportes administrativos se conservarán por un plazo mínimo de siete (7) años, en cumplimiento de la normativa tributaria y contable aplicable.
• Obligaciones en materia laboral y de seguridad social: los Datos Personales se conservarán durante la vigencia de la relación laboral y, al menos, durante tres (3) años posteriores a su terminación, conforme a los plazos de prescripción laboral, sin perjuicio de su conservación hasta un máximo de siete (7) años cuando resulte necesario para sustentar obligaciones ante autoridades o atender reclamaciones laborales.
• Obligaciones derivadas de la relación académica y contractual con alumnos: los Datos Personales vinculados a inscripción, matrícula, actas de compromiso, expedientes académicos, evaluaciones, asistencia, notas, aprobaciones, certificados, reportes de finalización, actualización de conocimientos, documentos de respaldo y soportes de prestación del servicio podrán conservarse durante la vigencia de la relación académica y hasta cinco (5) años adicionales, o por el tiempo necesario para atender reclamos, auditorías, verificaciones, requerimientos de autoridad competente o defensa de derechos.
• Obligaciones vinculadas a evaluaciones psicosensométricas: los Datos Personales, informes, resultados, fotografías, códigos, reportes y demás soportes asociados a evaluaciones visuales, auditivas, físicas, psicomotrices y psicosensométricas podrán conservarse durante la vigencia de la relación académica y hasta cinco (5) años adicionales, salvo que una norma, requerimiento de autoridad o necesidad probatoria exija un plazo distinto.
• Obligaciones vinculadas a requerimientos de autoridades competentes: los Datos Personales remitidos o conservados para trámites, reportes, oficios, anexos, permisos, expedientes, listados de aprobados, no aprobados, graduados, no graduados o cualquier gestión ante la Agencia Nacional de Tránsito, Comisión de Tránsito del Ecuador u otra autoridad competente podrán conservarse durante el tiempo que dure el requerimiento o procedimiento correspondiente y, adicionalmente, hasta por un plazo de siete (7) años posteriores a su finalización, para efectos de control, verificación o auditoría.
• Registros audiovisuales y tecnológicos: las grabaciones de clases virtuales o actividades académicas se conservarán de forma temporal, ordinariamente entre dos (2) y tres (3) semanas, salvo que deban preservarse por incidentes, reclamos o requerimientos de autoridad. Las grabaciones obtenidas mediante cámaras instaladas en vehículos se conservarán, de forma ordinaria, hasta treinta (30) días, salvo que deban mantenerse por una finalidad probatoria, legal, contractual o de seguridad. Los registros GPS y datos de monitoreo vehicular se conservarán, de forma aproximada, entre tres (3) y cuatro (4) meses, salvo necesidad operativa, contractual, probatoria o regulatoria que justifique un plazo mayor.
• Plazos necesarios para la defensa de derechos en procesos administrativos o judiciales: los Datos Personales podrán conservarse durante el tiempo que dure el proceso respectivo y, adicionalmente, hasta por un plazo de cinco (5) años posteriores a su conclusión, considerando los plazos máximos de prescripción y caducidad aplicables.

18.4.         En caso de existir discrepancia entre los plazos definidos en la presente Política y aquellos establecidos en normativa aplicable, prevalecerán estos últimos en aquello que resulte más exigente en términos de conservación.

18.5.         Finalizados los plazos de conservación aplicables, los Datos Personales serán eliminados o anonimizados conforme a los procedimientos establecidos en la presente Política.

19.              TIPO DE INFORMACIÓN

ACEC clasifica y gestiona los Datos Personales considerando el tipo de soporte en el que se encuentren almacenados, con el fin de aplicar medidas de protección adecuadas a cada caso.

La información puede encontrarse en soportes físicos, tales como contratos, actas de compromiso, formularios, copias de cédula, licencias, certificados de estudios, expedientes de alumnos, expedientes laborales, archivos de colaboradores, documentos de cargas familiares, reportes de nómina, roles de pago, comprobantes de transferencia, soportes de facturación, documentos remitidos a autoridades, informes psicotécnicos o psicosensométricos, documentación de proveedores y demás medios tangibles que contengan datos personales.

También puede encontrarse en soportes digitales o electrónicos, que incluyen sistemas administrativos o contables, sistemas internos, plataformas educativas, Moodle, correo electrónico, aplicativos de mensajería instantánea, nubes como Google Drive, Dropbox y otros, hojas de cálculo, bases de datos, herramientas de videoconferencia, dispositivos electrónicos, equipos de cómputo, repositorios locales, discos duros, pendrives, CD, tarjetas de memoria, respaldos digitales y demás plataformas tecnológicas utilizadas por la organización.

Asimismo, ACEC podrá tratar información en soportes audiovisuales o telemáticos, tales como grabaciones de clases virtuales, grabaciones de clases prácticas, cámaras instaladas en vehículos, registros de voz o imagen, registros GPS, rutas, tiempos, ubicación, encendido y apagado de vehículos, cuando estos sean utilizados en el marco de su operación académica, formativa, de seguridad o control vehicular.

Esta clasificación permite a ACEC establecer controles diferenciados de acceso, conservación y seguridad, acordes con la naturaleza del soporte y con los riesgos asociados al Tratamiento de los Datos Personales.

• Niveles de clasificación

Con el objetivo de asegurar una gestión adecuada, segura y proporcional al nivel de riesgo en el Tratamiento de Datos Personales, ACEC clasifica la información que administra considerando su grado de sensibilidad y el impacto que podría generar su divulgación, alteración, pérdida o acceso no autorizado. Esta clasificación permite definir e implementar medidas de protección acordes con la criticidad de la información y con los riesgos asociados a su uso.

La información se organiza en distintos niveles. Se considera información pública aquella que puede ser divulgada libremente sin restricciones, cuyo acceso no compromete la privacidad de los Titulares ni afecta los intereses o la seguridad de la organización. La información interna corresponde a aquella destinada exclusivamente al uso dentro de ACEC, con acceso limitado al personal autorizado, cuya divulgación no autorizada podría afectar la operatividad o el normal funcionamiento de la organización.

La información confidencial comprende aquella cuyo acceso se encuentra restringido a determinadas áreas, cargos o responsables, y cuya exposición indebida puede generar consecuencias legales, económicas, contractuales, operativas o reputacionales para ACEC o para los Titulares de los datos. En esta categoría se incluyen, entre otros, expedientes de alumnos, documentos de admisión, actas de compromiso, reportes académicos, notas, estados de pago, comprobantes, expedientes laborales, roles de pago, documentos de proveedores, información contable, registros de usuarios y accesos, grabaciones operativas, registros GPS y documentación remitida o recibida de autoridades competentes.

La información sensible incluye Datos Personales que, por su naturaleza, revelan aspectos especialmente protegidos del Titular, como datos relativos a la salud, discapacidad, datos biométricos u otros similares reconocidos por la normativa aplicable, cuyo Tratamiento exige la aplicación de medidas reforzadas de seguridad y, cuando corresponda, la obtención de consentimiento expreso o la verificación de una base de legitimación reforzada. En el contexto de ACEC, esta categoría podrá presentarse principalmente en procesos vinculados con tipo de sangre, certificados médicos, diagnósticos en el ámbito laboral, subsidios de enfermedad o maternidad, discapacidad, evaluaciones psicosensométricas, visuales, auditivas, físicas o psicomotrices, datos de salud ocupacional y datos de niños, niñas o adolescentes cuando se traten datos de hijos o cargas familiares de colaboradores.

Toda la información deberá ser gestionada conforme a su nivel de clasificación, aplicando las medidas técnicas, organizativas y administrativas necesarias para garantizar su confidencialidad, integridad y disponibilidad, en concordancia con la presente Política y con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.

20.              USO DE COOKIES, TECNOLOGÍAS DE RASTREO Y DATOS GENERADOS A TRAVÉS DEL SITIO WEB Y CANALES DIGITALES

20.1.         El sitio web y los canales digitales de ACEC, cuando sean utilizados en el marco de su operación, podrán emplear cookies y tecnologías similares para fines técnicos, de seguridad, continuidad de sesión, analítica, gestión de preferencias mejora de la experiencia del usuario y correcta prestación de sus servicio.

20.2.         Las cookies estrictamente necesarias podrán utilizarse sin consentimiento cuando resulten indispensables para el funcionamiento seguro del sitio web, la continuidad operativa de los canales digitales o la prestación del servicio solicitado por el usuario. Las cookies no esenciales se sujetarán al esquema de información y consentimiento que corresponda conforme a la normativa aplicable.

20.3.         Los formularios de contacto, canales digitales y demás interacciones web o electrónicas podrán implicar el tratamiento de datos como nombre, número de cédula o identificación, correo electrónico, número telefónico, dirección, contenido de la consulta, dirección IP, metadatos de navegación y demás datos estrictamente necesarios para atender interacciones, gestionar solicitudes de información, prospección comercial, inscripción, matriculación, atención al alumno, coordinación de clases, validación de pagos, seguimiento de requerimientos, mantenimiento de la seguridad y evidencia de transacciones o comunicaciones.

20.4.         El envío de comunicaciones promocionales, informativas o comerciales por medios electrónicos se realizará cuando exista una base de legitimación habilitante y se respeten las opciones de baja, revocatoria u oposición que resulten aplicables.

20.5.         Las interacciones realizadas por redes sociales, WhatsApp, correo electrónico, formularios digitales, plataformas educativas o herramientas de mensajería deberán limitarse a los datos necesarios para atender la finalidad correspondiente. ACEC procurará que la recepción de documentos personales, académicos, laborales o sensibles se realice por canales institucionales o mecanismos controlados, evitando la conservación innecesaria de información en dispositivos personales o repositorios no autorizado.

21.              MARCO NORMATIVO Y VIGENCIA

21.1.         La presente Política de Protección de Datos Personales de ACEC se fundamenta en lo dispuesto por la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) vigente en la República del Ecuador, su Reglamento de aplicación, la Constitución de la República del Ecuador y demás normas nacionales que resulten aplicables en materia de privacidad, protección de datos personales, relaciones laborales, contratación, seguridad de la información tránsito, formación vial, capacitación en conducción y operación de escuelas de conducción. De igual forma, esta Política se ajustará de manera progresiva a las disposiciones legales, reglamentarias o regulatorias que se emitan en el futuro, garantizando un alineamiento permanente con los principios y estándares de cumplimiento exigidos por la normativa vigente.

21.2.         En reconocimiento de la importancia de proteger la privacidad y los derechos de aspirantes, alumnos, egresados, colaboradores, instructores, postulantes, proveedores, contratistas, beneficiarios, familiares de colaboradores y demás Titulares de datos personales, ACEC aprueba el presente documento como la versión oficial de su Política de Protección de Datos Personales, la cual rige para todas las actividades de Tratamiento realizadas por la organización.

21.3.         La presente Política tendrá vigencia indefinida y permanecerá aplicable mientras no sea modificada o actualizada como consecuencia de cambios en los procesos comerciales, administrativos, laborales, académicos, contables, operativos, tecnológicos o de atención, incorporación de nuevas plataformas, sistemas, herramientas digitales, procesos de evaluación o decisiones internas orientadas a la mejora continua. Cualquier modificación sustancial será debidamente publicada y comunicada a los Titulares a través de los canales oficiales de la organización.

DECLARACIÓN DE COMPROMISO, ACEPTACIÓN DE CONDICIONES Y AVISO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Declaro mi conformidad con los servicios ofrecidos por la Escuela de Conducción ACEC, manifiesto que he sido debidamente informado/a sobre las condiciones académicas, administrativas y legales que regulan mi proceso de formación, y acepto íntegramente dichas condiciones, por lo que asumo de manera libre, expresa e irrevocable el siguiente compromiso:

1. Responsabilidad por inasistencias. En caso de faltar a mis clases, exonero de toda responsabilidad a la Escuela de Conducción ACEC y me someteré a las sanciones previstas en su normativa interna y en la legislación aplicable.
2. Obligación de rendir evaluaciones. Me comprometo a rendir todos los exámenes establecidos por la institución, a saber:
   • Examen Psicotécnico,
   • Examen Práctico,
   • Cuatro (4) Exámenes Teóricos, como requisito indispensable para la aprobación del curso.
3. Permiso de Aprendizaje. Me obligo a suscribir el Permiso de Aprendizaje, a fin de que la escuela pueda gestionar y legalizar mi documentación ante las autoridades competentes, sin retraso ni impedimento.
4. Asistencia obligatoria. Me comprometo a asistir regularmente a mis clases teóricas y prácticas conforme al horario asignado. La acumulación de dos (2) faltas, sean estas prácticas o teóricas, sin justificación válida y comprobable, facultará a la escuela a declarar el CURSO PERDIDO, sin derecho a reclamo.
5. Justificación de inasistencias. Solo se admitirán hasta dos (2) faltas justificadas, ya sean prácticas o teóricas, y únicamente serán receptadas y evaluadas por el área de SUPERVISIÓN, conforme a los procedimientos internos.
6. Política de no reembolso. En caso de no poder continuar con el curso, una vez efectuada la inscripción, la Escuela de Conducción ACEC, NO REALIZARÁ NINGÚN REEMBOLSO de los valores cancelados. El estudiante únicamente podrá aplazar el curso, siempre que este no haya iniciado.